Jeszcze kilka lat temu niewiele osób wiedziało, czym jest wirtualne biuro. Obecnie ta usługa mocno zyskała na popularności. Mówiąc najprościej, polega ona na outsourcingu przestrzeni biurowej i usług z nią związanych. Korzystający wyraźnie ograniczają dzięki temu koszty działalności, zyskując dodatkowo swobodę i elastyczność. Jeśli prowadzisz działalność jednoosobową, twoją areną działań jest biurko w domu, a niekoniecznie chcesz wynajmować lokal, usługi wirtualnego biura będą idealne dla twojej firmy. Sprawdź, o czym powinieneś wiedzieć.

1. Wirtualne biuro – na czym polega?

2. Czy wirtualne biura są w pełni zgodne z prawem?

3. Gdzie znaleźć wirtualne biuro?

4. Wady i zalety wirtualnego biura

Rozpoczęcie własnej działalności nie jest w Polsce łatwym zadaniem, a już na pewno nie jest przedsięwzięciem tanim. Decydując się na biuro wirtualne, oszczędzasz: na wynajmie lokalu, ale także na opłaceniu obsługi. To tylko jedna z wielu korzyści.

Wirtualne biuro – na czym polega?

Temat wirtualnego biura można potraktować na kilka sposobów. W podstawowej wersji to po prostu wirtualny adres firmy – niekiedy w prestiżowej lokalizacji, który możesz wykorzystać do rejestracji firmy czy obsługi korespondencji. Tym samym nie musisz w powszechnie dostępnych wyszukiwarkach internetowych podawać miejsca swojego zamieszkania, kiedy to właśnie ono jest jednocześnie twoim miejscem pracy. Korzystają z tego osoby działające we własnych czterech ścianach, które nie mają bezpośredniego kontaktu z klientem lub spotykają się z nim sporadycznie – w kawiarni lub w siedzibie kontrahenta.

Przy okazji możesz także zyskać prestiżowy adres, na przykład wybierając wirtualne biuro z Warszawy, podczas gdy sam rezydujesz w mniejszej miejscowości.

Drugi wariant, rozszerzony, to nie tylko dane rejestrowe i wirtualny sekretariat, ale również możliwość skorzystania z przestrzeni coworkingowej czy salek biznesowych lub konferencyjnych pod adresem siedziby.

Czy wirtualne biura są w pełni zgodne z prawem?

Wraz z rosnącą popularnością wirtualnych biur zaczęły pojawiać się pytania, czy korzystanie ze specyficznych miejsc, jakimi są biura wirtualne, jest w pełni zgodne z przepisami prawa i nie wzbudza wątpliwości. Okazuje się, że tak: nie istnieją żadne przeszkody, by pod jednym adresem rejestrować kolejne działalności. Jest to zatem zabieg w pełni legalny, pod warunkiem, że firma oferująca wirtualne biuro w Warszawie czy każdej innej miejscowości jest właścicielem nieruchomości.

Warto natomiast wspomnieć, że podatki prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą odprowadzają do Urzędu Skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania osoby fizycznej. Oznacza to, że zmiana wirtualnego adresu na przykład na centrum Warszawy nie zmienia nic w kwestii obowiązków podatkowych. Oczywiście, dla właścicieli firm może to być zarówno zaleta, jak i wada.

Gdzie znaleźć wirtualne biuro?

Obecnie w każdym większym mieście powstaje coraz więcej miejsc określanych jako wirtualne biuro. Warszawa, ze względu na swoją wielkość i charakter, jest pod tym względem najbardziej konkurencyjna, jednak i w innych miejscowościach nie ma z tym problemu.

Najtańsze biuro wirtualne jesteś w stanie znaleźć w cenie kilkudziesięciu złotych, zakładając, że interesuje cię pozyskanie atrakcyjnego adresu do rejestrowania twojej firmy. Dodatkowe usługi, na przykład obsługa bieżącej korespondencji, skanowanie poczty czy obsługa zapytań telefonicznych są płatne ekstra.

Wady i zalety wirtualnego biura

Popularność wirtualnych biur to jasny sygnał wskazujący, że tego typu outsourcing jest postrzegany jako korzystny. Oczywiście, jak każda usługa ma jednak swoje wady i zalety, które warto wziąć pod uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji.

• Zalety wirtualnych biur

Dla większości klientów – nie tylko rozpoczynających działalność – wirtualne biuro to przede wszystkim korzyść finansowa. Zamiast opłacać często kilkutysięczny czynsz, przeznaczają na wirtualny adres kilkadziesiąt – kilkaset złotych. Dodatkowo zyskują wsparcie pracowników biurowych – w zależności od usługi może to być tylko asystent lub nawet wsparcie księgowe na preferencyjnych warunkach. Nie muszą martwić się również o wyposażenie w meble i urządzenia.

Wspomnijmy, że wydatki związane z wynajęciem takiego biura można całościowo zaliczyć jako koszty uzyskania przychodu obniżające podatek dochodowy.

• Wady wirtualnych biur

Oczywiście, wirtualne biuro miewa również mankamenty. Za najpoważniejszy można uznać konieczność dopłaty do usług nieuwzględnionych w pierwotnej umowie. Jeśli dokument dotyczy wyłącznie rejestracji działalności i obsługi poczty, w momencie gdy zechcesz wynająć sale konferencyjne, biurko coworkingowe lub miejsce do spotkania z klientem, będzie trzeba przeznaczyć na ten cel dodatkowe środki. Jeżeli natomiast korzystanie z salek zostało ujęte w wymiarze godzinowym, przekroczenie go także oznacza dalsze wydatki. Trzeba zatem pamiętać, że – w zależności od specyfiki działalności – miesięczne koszty mogą wzrosnąć kilkukrotnie.

Co więcej, niektóre biura wirtualne mają także określone godziny pracy, co w pewnym stopniu ogranicza swobodę korzystania z nich. Zdarza się, że w wirtualnym biurze można liczyć na elastyczność w tym względzie, dlatego warto doprecyzować temat.